*Por Thiago Quadros
O prazo para as empresas se adequarem à Portaria nº 671/21 fechou. Uma das normas impostas foi de que até o dia 11 de janeiro deste ano (2023) as empresas se ajustassem à nova lei de ponto vigente para o controle de jornadas de trabalho por meio do sistema de ponto eletrônico. A grande novidade da portaria 671 é o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa), que traz inovação, liberdade, segurança e economia, tudo em uma “tacada” só.
Publicada no Diário Oficial da União em 8 de novembro de 2021 e complementada pela Portaria nº 1.486 em junho de 2022, a determinação foi criada para revisar normas trabalhistas, entre elas a mudança na regulamentação dos sistemas eletrônicos de ponto. A portaria estabelece três tipos de REP (Registrador Eletrônico de Ponto): o REP-C, o REP-A e o REP-P, cada um com suas regras.
O REP-C é o registrador eletrônico de ponto convencional e depende de homologação do Inmetro. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador responsável pelos registros de ponto alternativos; essa modalidade precisa de autorização por convenção ou acordo coletivo de trabalho. Já o REP-P é a maior novidade da portaria e, no nosso entendimento com mais de 15 anos de mercado, a melhor opção para as empresas. Mais prático, seguro e econômico, não exige homologação do Inmetro e nem acordo sindical, deve contar apenas com registro no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial), conforme consta no artigo 78 da portaria.
O REP-P já está consagrado no mercado como a principal aposta; a tendência é que seja unanimidade nos sistemas das empresas futuramente. Segundo o levantamento HR Innovation 2023, elaborado pela Ahgora, e com lançamento previsto para o próximo mês, cerca de 8% dos respondentes já utilizam esta tecnologia, enquanto 13% afirmaram utilizar mais de um tipo de REP.
Trata-se de um software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do artigo 91 da portaria, com capacidade de emitir documentos trabalhistas e promover controles de natureza fiscal e trabalhista sobre a entrada e a saída dos empregados.
A ferramenta armazena os registros de ponto de forma confiável e pode ser conectada a coletores de marcações, sendo eles dispositivos físicos ou programas que recebem as batidas e transmitem essas informações para o REP-P. A intenção desta tecnologia é oferecer maior segurança jurídica e proporcionar praticidade aos colaboradores e às empresas, além de modernizar o RH sem burocracia.
É uma opção segura porque concentra todos os dados de marcação de ponto gerados em uma mesma empresa em apenas um arquivo AFD (Arquivo Fonte de Dados), ou seja, existe somente um local para a recuperação de todos os documentos comprobatórios e trabalhistas. Há também a questão da flexibilidade: com o REP-P, é possível escolher os coletores de marcação em compliance com a legislação trabalhista. A simplicidade do REP-P está na facilidade de mudar os coletores de marcações sem precisar de cinco anos de armazenamento.
Não podemos deixar de mencionar a confiabilidade da ferramenta. Desenvolvida com tecnologia de ponta, o Ahgora REP-P armazena todas as informações em nuvem de forma criptografada, atendendo plenamente à LGPD. Os dados ficam então disponíveis no Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP), onde ficam registradas todas as informações complementares para uma gestão completa de ponto e presença como banco de horas, justificativas, abonos, faltas, etc. com acesso permitido a qualquer hora.
Há ainda na arquitetura tecnológica do REP-P uma interpretação do mesmo como sendo uma camada intermediária entre coletores de registros de ponto e tratamento dos dados por meio da divisão de segurança responsável pela leitura, decodificação e validação das informações que chegam até os coletores. Os dados são inseridos no sistema e depois criptografados. A ferramenta ainda conta com certificação ISO 27001, que é muito confiável. Não tenha dúvidas: os dados estarão seguros.
É necessário enxergar a portaria não apenas como uma adequação, mas sim como um grande passo para evoluir as relações de trabalho ao lado da tecnologia. Portanto, as empresas devem se adaptar às novas regras e estar em compliance para evitar passivos trabalhistas e não colocar em risco a segurança jurídica. Nada melhor do que o REP-P para reduzir a burocracia e avançar junto da tecnologia com confiança, modernizando e transformando o RH das empresas.
*Thiago Quadros é CTO no Ecossistema Ahgora.