Início do ano é período estratégico para a declaração do IR (Foto: Freepik)
Com o encerramento de 2025 e a abertura de um novo ciclo fiscal, janeiro se consolida como o período mais estratégico para contribuintes que querem evitar problemas na declaração do Imposto de Renda (IR). Dados da Receita Federal mostram que inconsistências documentais continuam entre os principais motivos de retenção em malha fina, afetando milhões de declarações anualmente.
Informes bancários, comprovantes de despesas e dados enviados automaticamente por instituições financeiras são cruzados em larga escala, o que torna a organização antecipada essencial para reduzir riscos.
No processamento do Imposto de Renda de 2025, 3,97 milhões de declarações foram inicialmente retidas na malha fiscal, o equivalente a 8,7% do total enviado. Segundo a Receita Federal, os principais motivos foram divergências em despesas médicas (32,6%), omissão de rendimentos (30,8%) e inconsistências no Imposto de Renda Retido na Fonte (15,1%).
Os números indicam que a maior parte dos problemas decorre de incompatibilidades entre as informações declaradas pelo contribuinte e aquelas prestadas por terceiros, como empresas, bancos e prestadores de serviços. Diante desse cenário, janeiro se torna o momento ideal para estruturar a base documental que dará suporte à declaração ao longo de 2026.
Para o advogado Adriano Murta, especialista em direito tributário e investimentos internacionais, o início do ano deve ser encarado como uma fase de preparação estrutural. “O início de ciclo é decisivo para a consistência da declaração. Quando o contribuinte organiza tudo desde o primeiro mês, ele reduz riscos, evita retrabalho e transforma o processo de declaração em algo muito mais simples. É um investimento de tempo que gera segurança o ano inteiro”, afirma.
Documentos básicos
O primeiro passo é centralizar todos os informes financeiros, como extratos bancários, comprovantes de rendimentos, relatórios de investimentos e documentos enviados por corretoras brasileiras. Esses registros integram o Guia do Imposto de Renda da Receita Federal e são fundamentais para comprovar rendimentos e saldos ao longo do ano.
Também é essencial manter recibos de despesas com saúde e educação devidamente organizados. Clínicas, hospitais, profissionais autônomos e instituições de ensino repassam essas informações diretamente ao Fisco, e qualquer divergência entre os dados declarados e os sistemas da Receita pode resultar em retenção automática.
Contribuintes com investimentos no exterior precisam de atenção redobrada. Nesse caso, é indispensável reunir extratos de corretoras estrangeiras, comprovantes de remessas internacionais e documentos societários de estruturas como Limited Liability Companies (LLCs) ou trusts.
“O Banco Central exige rastreabilidade para a Declaração de Capitais Brasileiros no Exterior (CBE), enquanto o Internal Revenue Service (IRS), nos Estados Unidos, demanda documentação completa de estrangeiros. Quem investe fora precisa de controle ainda maior, porque Brasil e Estados Unidos cruzam dados em momentos diferentes e com regras distintas”, explica Murta.
Cruzamento de dados
Outro ponto de atenção envolve informes de renda variável, recibos digitais e contratos eletrônicos, cada vez mais comuns com a expansão das plataformas financeiras. Embora não apareçam como uma categoria isolada nas estatísticas oficiais, a Receita Federal confirma que grande parte das retenções ocorre por divergências entre as informações declaradas pelo contribuinte e os dados enviados automaticamente por terceiros, como instituições financeiras, corretoras, fundos de investimento e prestadores de serviços.
No Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) de 2025, mais de 1,29 milhão de declarações permaneceram retidas mesmo após a fase de autorregularização. Uma parcela significativa desses casos está ligada justamente a inconsistências identificadas no cruzamento eletrônico de informações.
Segundo especialistas, comparar mensalmente os documentos pessoais com aqueles que serão enviados automaticamente ao Fisco é uma das formas mais eficazes de evitar problemas futuros.
Adriano Murta destaca que essa conferência antecipada faz diferença no resultado final. “Quando o contribuinte confere seus comprovantes ao longo do ano, ele identifica divergências antes que elas apareçam para a Receita. Isso evita surpresas na entrega da declaração e reduz drasticamente o risco de cair na malha fina. É muito mais eficiente corrigir um erro agora do que justificar depois”, afirma o advogado tributarista.
Digitalização dos documentos
A digitalização dos documentos também contribui para um processo mais seguro. A Receita Federal aceita arquivos digitalizados, desde que estejam íntegros e legíveis. Além de reduzir o risco de extravio, a organização digital facilita o compartilhamento com o contador e permite a construção de um histórico atualizado ao longo do ano.
“Quando o contribuinte centraliza recibos, notas e informes em um único ambiente digital, tudo fica mais rápido e seguro. Evita perda de comprovantes, reduz retrabalho e dá mais precisão ao cruzamento de dados. Essa organização prévia faz diferença direta no resultado final da declaração”, conclui Adriano Murta.