Empresas que acompanham seus indicadores fiscais com método conseguem antecipar riscos (Foto: Freepik)
Os pequenos negócios representam 99% das empresas brasileiras e respondem por cerca de 30% do Produto Interno Bruto (PIB), segundo dados do Sebrae com base em informações da Receita Federal e do IBGE. Ao mesmo tempo, o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação aponta que a maioria das empresas no país recolhe tributos de forma incorreta, muitas vezes pagando valores superiores ao devido.
Quando o problema envolve o enquadramento no Simples Nacional, o impacto pode ser mais severo. A exclusão do regime simplificado, acompanhada da cobrança retroativa de impostos, tem levado empresas a enfrentar autuações elevadas e deterioração significativa do fluxo de caixa.
Maynara Fogaça, tributarista e especialista em gestão tributária, CEO da Visão Tributária, afirma que o risco costuma passar despercebido até o momento da notificação. “O empresário acredita que o Simples resolve toda a complexidade tributária, mas o regime tem limites e regras claras. Quando há descumprimento, o passivo já está formado”, diz.
A exclusão do Simples pode ocorrer por excesso de faturamento, exercício de atividade vedada, existência de débitos tributários ou omissão de receitas. A Lei Complementar 123/2006 prevê que, em determinadas hipóteses, o desenquadramento produza efeitos retroativos, inclusive ao início do ano-calendário em que a irregularidade foi constatada.
Certidões negativas
Com o avanço do cruzamento eletrônico de dados, as administrações tributárias passaram a identificar inconsistências com maior rapidez. Informações declaradas por meio de notas fiscais eletrônicas, SPED e outras obrigações acessórias são confrontadas de forma automatizada.
A cobrança retroativa costuma ocorrer em situações como omissão de receitas, extrapolação do limite de faturamento sem comunicação obrigatória ou enquadramento indevido de atividade econômica. Nesses casos, a empresa deixa de recolher pelo Simples e passa a ter os tributos recalculados conforme o regime aplicável, como lucro presumido ou lucro real.
“O recálculo envolve não apenas a diferença de alíquotas, mas também multa e juros. Dependendo do período analisado, o valor acumulado pode comprometer completamente o capital de giro”, afirma a especialista.
A diferença entre as alíquotas do Simples e as praticadas em outros regimes pode representar vários pontos percentuais sobre a receita bruta. Em empresas com margens reduzidas, isso pode significar a absorção de praticamente todo o lucro obtido no período atingido pela retroatividade.
Além do impacto financeiro imediato, a exclusão pode gerar restrições na emissão de certidões negativas, dificultando o acesso a crédito e a participação em licitações. “Já vimos empresas que descobriram um passivo equivalente a anos de resultado líquido. Sem planejamento, a continuidade do negócio fica ameaçada”, relata.
Segundo Maynara, um dos principais equívocos é tratar o Simples como solução definitiva e automática. O crescimento da empresa, a alteração de atividades e a abertura de novas frentes de receita exigem reavaliação periódica do enquadramento.
“Muitos gestores focam apenas em vender e expandir, mas não revisam se o regime tributário ainda é o mais adequado. O problema não aparece no dia a dia e, quando surge, já está consolidado”, diz.
Medidas preventivas
Para reduzir riscos e aumentar a previsibilidade financeira, a especialista aponta cinco medidas consideradas essenciais e ressalta que prevenção tende a custar menos do que litígios e parcelamentos de dívidas:
Diagnóstico periódico do enquadramento: revisar anualmente faturamento, CNAEs e estrutura societária para verificar se a empresa ainda atende aos critérios do Simples.
Monitoramento de limites e débitos: acompanhar o faturamento acumulado e eventuais pendências fiscais que possam motivar exclusão automática.
Auditoria fiscal preventiva: realizar análises técnicas para identificar inconsistências antes que sejam apontadas pelo Fisco.
Simulação de cenários de transição: projetar impactos financeiros de eventual migração para lucro presumido ou lucro real, com base em dados reais da operação.
Contratação de assessoria especializada: buscar profissionais com experiência comprovada em gestão tributária consultiva, aptos a atuar tanto na prevenção quanto na defesa administrativa.
“A escolha do assessor não deve ser guiada apenas por honorários, mas por capacidade técnica e visão estratégica. Um erro de enquadramento pode custar anos de trabalho”, afirma.
Para Maynara, a exclusão do Simples não é apenas uma questão fiscal, mas um risco estrutural de gestão. “Existe uma diferença entre cumprir a obrigação e gerir tributos com inteligência. Empresas que acompanham seus indicadores fiscais com método conseguem antecipar riscos e preservar o caixa”, conclui.